Officials & wedstrijdbegeleidinghoe werkt het?
Een praktische gids voor officials, hoofdafgevaardigden, teambegeleiders en reserves.
De volledige planning loopt via Twizzit. Je geeft eerst je beschikbaarheid door. Daarna maakt het sportsecretariaat de planning. Een ingeplande taak moet vervolgens nog door jou worden goedgekeurd voordat ze definitief is en op de website verschijnt.
1. Geef je beschikbaarheid door
Officials, hoofdafgevaardigden en teambegeleiders ontvangen een Twizzit-formulier waarin ze hun beschikbaarheid voor de komende wedstrijden doorgeven.
- Bij meerdaagse wedstrijden kies je de dag of dagen waarop je kunt helpen.
- Gebruik het opmerkingenveld voor gedeeltelijke beschikbaarheid of praktische beperkingen.
- Geef liefst alle mogelijke beschikbaarheden door. Zo kunnen we de taken eerlijk spreiden en rekening houden met de wedstrijden van je zoon/dochter.
- Indien je helemaal niet beschikbaar bent, laat dan alles leeg maar geef bij opmerking in : niets past en verzend het formulier
Vul je beschikbaarheid in Twizzit in. Persoonsgegevens zijn in dit voorbeeld afgeschermd.
Bij meerdaagse wedstrijden kun je de beschikbare dag of dagen selecteren en eventueel een opmerking toevoegen.
2. Het sportsecretariaat maakt de planning
Na de deadline maakt het sportsecretariaat de taakverdeling per wedstrijd en, bij grotere wedstrijden, per dagdeel. Daarbij houden we rekening met de opgegeven beschikbaarheden, het aantal zwemmers en de bezetting die de organiserende club vraagt.
We proberen je in te plannen wanneer je zoon/dochter ook zwemt.
Dat is één van de redenen waarom we aan de zwemmers vragen om hun wedstrijdplanning voor een volledig semester tijdig door te geven. Zo kan het sportsecretariaat de planning van zwemmers en de beschikbaarheid van officials, hoofdafgevaardigden en teambegeleiders naast elkaar leggen.
Waar mogelijk plannen we ouders dus op wedstrijden of dagdelen waarop hun eigen zwemmer ook aanwezig is. Dat maakt de inzet voor iedereen praktischer en vermijdt dat we iemand onnodig naar een wedstrijd sturen waar niemand uit het gezin zwemt.
Zodra je wordt ingepland, verschijnt de taak bij jou in Twizzit met de status Goed te keuren.
3. Je taak staat eerst ‘Goed te keuren’
Je vindt nieuwe taken onder Twizzit → Taken → Mijn taken. Een nieuw toegewezen taak staat eerst bij Goed te keuren.
Taak goedkeuren
Je bevestigt dat je de taak uitvoert. De status wordt Goedgekeurd. De taak wordt daarna automatisch meegenomen naar de website.
Taak weigeren
De taak gaat terug naar het sportsecretariaat. Wij moeten dan opnieuw iemand inplannen. Een geweigerde taak verschijnt niet op de website.
Goedkeuren doe je zo snel mogelijk, zodat ruim vóór de wedstrijd duidelijk is dat alle noodzakelijke rollen ingevuld zijn.
Een nieuw ingeplande taak staat eerst op Goed te keuren. Je kunt de taak goedkeuren of weigeren.
Onder Mijn taken zie je welke taak nog een bevestiging nodig heeft.
4. Goedgekeurd = definitief ingepland
Een goedgekeurde taak wordt bij de automatische synchronisatie meegenomen naar de TiMe-website. In de normale werking is de nieuwe planning daardoor uiterlijk de volgende dag zichtbaar.
Bij meerdaagse wedstrijden zie je de bezetting afzonderlijk per dagdeel. Zo is in één oogopslag zichtbaar wie trainer, hoofdhoofdafgevaardigde, teambegeleider, official of reserve is.
Na goedkeuring staat de taak definitief bij jou als Goedgekeurd.
Goedgekeurde en overgenomen taken worden automatisch in de websiteplanning opgenomen. Namen zijn in dit voorbeeld afgeschermd.
5. Kun je toch niet? Regel zelf je vervanging
Kun je een taak die je eerder hebt goedgekeurd toch niet uitvoeren, dan kun je ze in Twizzit op Zoek vervanging zetten. De taak krijgt dan de status Zoekt vervanging en verschijnt bij de andere vrijwilligers onder Beschikbare taken.
Je blijft zelf verantwoordelijk tot de vervanging rond is.
Neem daarom bij voorkeur eerst contact op met de geplande reserve. Pas wanneer iemand de taak werkelijk heeft overgenomen, is je vervanging geregeld.
Er mogen in de praktijk dus geen vacante wedstrijdtaken blijven openstaan: een taak die je vrijgeeft, volg je zelf op tot iemand ze effectief heeft overgenomen.
De persoon die je taak overneemt kiest de vacante taak, klikt op Overnemen en bevestigt nogmaals in de kleine popup. Daarna verschijnt de taak bij die persoon als Overgenomen.
De oorspronkelijke official, hoofdafgevaardigde of teambegeleider krijgt bovendien een melding zodra iemand de taak heeft overgenomen. Zo weet je dat je verantwoordelijkheid voor die taak effectief is overgedragen.
Een taak met status Overgenomen wordt eveneens meegenomen in de taakverdeling op de website.
Vanuit een goedgekeurde taak kun je Zoek vervanging kiezen wanneer je onverwacht niet meer kunt.
De taak staat nu open voor overname. De oorspronkelijke taakhouder blijft verantwoordelijk totdat iemand ze effectief overneemt.
Vacante taken zijn voor andere vrijwilligers zichtbaar onder Beschikbare taken.
De oorspronkelijke taakhouder kan zijn open verzoek om vervanging blijven opvolgen.
De nieuwe vrijwilliger bevestigt expliciet dat hij of zij de taak overneemt.
Na de overname staat de taak als Overgenomen. De oorspronkelijke taakhouder krijgt hiervan een melding.
6. De rol van de reserve
Voor grotere wedstrijden voorzien we waar mogelijk een reserve. Die persoon blijft intern beschikbaar, maar wordt niet vooraf als effectieve official, hoofdafgevaardigde of teambegeleider aan de organiserende club doorgegeven.
Reserve zijn is een echte beschikbaarheid.
Wie als reserve staat ingepland, houdt dat volledige slot ook effectief vrij in de agenda. Een reserve is dus niet “vrij tenzij we toevallig bellen”, maar is onze geplande back-up voor dat dagdeel.
Alleen zo kan de reservefunctie werken zoals bedoeld.
De reserve is onze eerste keuze bij een onverwachte afwezigheid. Dat kan bijvoorbeeld nodig zijn wanneer:
- een zwemmer ziek wordt en de ouder daardoor ook niet langer hoeft te fungeren;
- een official, hoofdafgevaardigde of teambegeleider zelf ziek wordt;
- er om een andere reden kort voor de wedstrijd iemand uitvalt.
Dankzij de reserve hoeven we dan niet in allerijl rond te bellen of iemand te vragen om naar een wedstrijd te komen terwijl er niemand uit zijn of haar gezin zwemt.
Daarom vragen we iemand die een taak moet vrijgeven om eerst de reserve te contacteren en pas daarna, indien nodig, breder naar een vervanger te zoeken via Twizzit.
7. Wat doet elke rol?
Official
- Wees ruim op tijd voor de juryvergadering en meld je aan volgens de instructies van de organiserende club.
- Voer de toegewezen jurytaak zorgvuldig en objectief uit.
- Volg de richtlijnen van kamprechter en jurysecretariaat.
- Controleer vooraf in Twizzit voor welke wedstrijd en welk dagdeel je bent ingepland.
Hoofdafgevaardigde
De hoofdafgevaardigde is de persoon die TiMe officieel vertegenwoordigt op de wedstrijd en met licentienummer aan de organisatie wordt doorgegeven.
- Is het officiële aanspreekpunt van TiMe bij organisator en jurysecretariaat.
- Controleert de aanwezigheid van de TiMe-zwemmers en zorgt dat eventuele FF's / forfaits correct en tijdig worden doorgegeven.
- Gaat naar de jurytafel wanneer uitleg nodig is, bijvoorbeeld bij een uitsluiting of een andere jurybeslissing.
- Ondersteunt indien nodig de trainer, bijvoorbeeld bij het opnemen van tijden of andere praktische wedstrijdopvolging.
- Bewaakt samen met trainer en teambegeleiders het overzicht over de groep en de wedstrijddag.
Teambegeleider
Teambegeleiders worden niet als officiële clubvertegenwoordiger aan de organiserende club doorgegeven. Ze ondersteunen de hoofdafgevaardigde en de trainer bij de praktische begeleiding van de groep.
- Helpen zwemmers tijdig hun wedstrijdpak aan te doen.
- Zorgen dat zwemmers op tijd naar de oproepkamer of start vertrekken.
- Houden mee het overzicht over waar de groep zich bevindt en wie wanneer moet zwemmen.
- Begeleiden de kinderen tijdens de wedstrijddag en zorgen samen met hen voor een positieve teamsfeer.
- Kijken waar er samen gesupporterd kan worden en moedigen de zwemmers actief aan.
- Ondersteunen de hoofdafgevaardigde waar nodig, zonder de officiële clubvertegenwoordiging over te nemen.
Reserve
- Houdt het volledige toegewezen slot effectief vrij.
- Is de eerste geplande back-up wanneer een official, hoofdafgevaardigde of teambegeleider onverwacht uitvalt.
- Kan ook inspringen wanneer een zwemmer ziek wordt en de ouder daardoor niet meer hoeft te fungeren.
- Neemt de taak via Twizzit officieel over zodat de planning en de website correct blijven.
8. Op de wedstrijddag
| Moment | Wat controleer je? |
|---|---|
| Voor vertrek | Je Twizzit-taak, dagdeel, verzameluur, locatie en eventuele documenten. |
| Bij aankomst | Officials melden zich voor de jury; de hoofdafgevaardigde controleert aanwezigheid en FF's; teambegeleiders verzamelen en begeleiden de zwemmers. |
| Tijdens de sessie | Voer je rol uit, blijf bereikbaar en meld wijzigingen snel aan trainer/hoofdafgevaardigde/sportsecretariaat. |
| Bij wissel van dagdeel | Draag open punten en wijzigingen over aan de volgende ploeg. |
9. Kort samengevat
- Zwemmers geven hun wedstrijdplanning voor het semester tijdig door.
- Officials, hoofdafgevaardigden en teambegeleiders geven hun beschikbaarheden door via het Twizzit-formulier.
- Het sportsecretariaat combineert beide en probeert je in te plannen op wedstrijden waarop je zoon/dochter ook zwemt.
- Je toegewezen taak verschijnt eerst als Goed te keuren en staat dan nog niet op de website.
- Keur je taak goed. Bij weigering gaat ze terug naar het sportsecretariaat.
- Een goedgekeurde taak verschijnt automatisch in de taakverdeling op de website.
- Ben je als reserve ingepland? Houd dat volledige slot effectief vrij.
- Kun je later toch niet? Contacteer eerst de reserve en zet de taak daarna zo nodig op Zoek vervanging.
- Je blijft verantwoordelijk tot iemand de taak werkelijk heeft Overgenomen.
- Twizzit meldt je wanneer de taak is overgenomen; ook de nieuwe bezetting wordt op de website meegenomen.